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Als ich mich vor ein paar Jahren selbständig gemacht habe, war Buchhaltung das Letzte, womit ich meine Zeit verbringen wollte. Rechnungen schreiben, Belege sortieren, Umsatzsteuervoranmeldungen – all das klingt nach grauen Stunden vor dem Bildschirm mit Zahlenkolonnen, die man einfach nicht mag. Ich habe verschiedene Lösungen ausprobiert: Excel-Tabellen, andere Softwarelösungen, sogar handgeschriebene Rechnungen am Anfang. Irgendwann bin ich bei Lexware Office gelandet – und das war eine der besten Entscheidungen meiner beruflichen Selbständigkeit.
In diesem Artikel erzähle ich dir, warum Lexware Office für Unternehmer und Selbständige meiner Meinung nach das beste Tool auf dem Markt ist, welche Funktionen mir persönlich den Alltag erleichtern und warum sich der Umstieg für dich lohnt.
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Was ist Lexware Office überhaupt?
Lexware Office ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, die speziell für Selbständige, Freiberufler und kleine Unternehmen entwickelt wurde. Der Anbieter Lexware gehört zur Haufe Group und ist seit Jahrzehnten eine feste Größe im deutschen Steuer- und Buchhaltungsmarkt – das allein ist schon ein Vertrauensbeweis.
Anders als klassische Desktop-Software läuft Lexware Office vollständig in der Cloud. Das bedeutet: Du brauchst keine Installation, keine Updates manuell einspielen, und du kannst von überall auf deine Daten zugreifen – ob am Laptop zu Hause, am Rechner im Büro oder unterwegs per Smartphone.
Die Software deckt alle wesentlichen Bereiche ab: Rechnungen schreiben, Angebote erstellen, Ausgaben erfassen, Bankkonten verknüpfen, Steuerauswertungen erstellen und vieles mehr – alles in einer Oberfläche, die auch ohne Buchhaltungsstudium verständlich ist.
Für wen ist Lexware Office geeignet?
Freiberufler und Solo-Selbständige – Ob Texter, Grafiker, Fotograf, Coach, Berater oder IT-Freelancer: Wer Rechnungen stellt und seine Finanzen im Blick behalten will, ist hier perfekt aufgehoben.
Kleinunternehmer nach §19 UStG – Die Software berücksichtigt automatisch, ob Mehrwertsteuer ausgewiesen werden soll oder nicht.
GbR, UG und GmbH – Auch Personengesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften mit überschaubarer Buchhaltung profitieren vom Funktionsumfang.
Handwerker und Dienstleister – Wer regelmäßig Aufträge abrechnet, Stunden erfasst oder wiederkehrende Leistungen in Rechnung stellt, findet hier alle nötigen Werkzeuge.
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Die wichtigsten Vorteile im Überblick
1. Rechnungen erstellen leicht gemacht – auch unterwegs per iPhone-App
Was mich von Anfang an begeistert hat: Lexware Office hat eine vollwertige App fürs iPhone (und Android). Du bist gerade beim Kunden, hast die Arbeit abgeschlossen, und kannst noch vor dem Heimfahren direkt aus der Jackentasche die Rechnung stellen. Der Kunde bekommt sie in Echtzeit per E-Mail.
Die App deckt alle wesentlichen Funktionen ab:
- Neue Rechnung erstellen und an Kunden senden
- Bestehende Rechnungen einsehen und nachverfolgen
- Angebote anlegen
- Ausgaben und Belege fotografieren und direkt hochladen
- Kundenübersicht und -verwaltung
2. Serienrechnungen – der heimliche Held für wiederkehrende Leistungen
Wenn ich einen einzigen Feature-Tipp geben müsste, der mir persönlich die meiste Zeit gespart hat, dann ist es die Serienrechnungsfunktion.
Du richtest die Rechnung einmalig ein und legst einen Wiederholungsrhythmus fest: täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Ab dann läuft alles automatisch. Lexware Office erstellt die Rechnung zum festgelegten Datum und versendet sie automatisch per E-Mail direkt an den Kunden.
Kein manueller Aufwand mehr. Einmal eingerichtet, läuft die Abrechnung von selbst.
Pünktliche Rechnungsstellung. Die Rechnungen gehen immer zum gleichen Zeitpunkt raus – professionell und planbar.
Kein Vergessen mehr. Die Software erinnert nicht nur – sie handelt.
Weniger Stress. Der mentale Aufwand, sich jeden Monat an alle Rechnungen erinnern zu müssen, fällt komplett weg.
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3. Professionelle Rechnungen mit eigenem Design
Lexware Office macht es einfach, Rechnungen und Angebote mit dem eigenen Logo, in den Unternehmensfarben und mit einem sauberen Layout zu gestalten. Außerdem werden alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben automatisch eingebunden: Steuernummer, Bankverbindung, Rechnungsnummer, Leistungsdatum – alles korrekt und vollständig.
4. Bankanbindung und automatische Belegverknüpfung
Per Bankschnittstelle (HBCI/FinTS) werden Kontobewegungen automatisch importiert. Die Software schlägt vor, welche Transaktion zu welcher Rechnung gehört – und man muss meist nur noch bestätigen. Ich setze mich einmal pro Woche etwa 20 Minuten hin und bin fertig. Vor Lexware Office hat mich das gleiche Prozedere mehrere Stunden pro Monat gekostet.
5. Ausgaben und Belege einfach erfassen
Belege fotografieren per App: Die Software erkennt per OCR automatisch Datum, Betrag und Anbieter. Drag & Drop im Browser: PDFs und Bilddateien einfach in Lexware Office ziehen. Automatische Kategorisierung: Die Software lernt mit der Zeit und macht immer bessere Vorschläge.
6. DATEV-Export und steuerliche Auswertungen
Lexware Office exportiert Daten im DATEV-Format – dem Standard in deutschen Steuerkanzleien. Ich exportiere einmal pro Quartal die DATEV-Datei, schicke sie an meinen Steuerberater – und fertig. Die Steuerberaterkosten sind deutlich gesunken.
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) auf Knopfdruck
- Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten und direkt übermitteln
- Liquiditätsübersicht mit offenen Forderungen und Kontostand
- Auswertungen nach Kunden und Projekten
7. Angebote, Auftragsbestätigungen und weitere Dokumente
- Angebote erstellen und mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln
- Auftragsbestätigungen als Zwischenschritt anlegen
- Lieferscheine für produktbasierte Unternehmen
- Mahnungen bei offenen Rechnungen – auch automatisiert
8. Mehrere Benutzer und Zusammenarbeit
Mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Zugriffsrechten: Eine Assistenz kann Rechnungen erstellen, ohne Zugang zu sensiblen Finanzkennzahlen zu haben. Der Steuerberater bekommt einen eigenen Lesezugang.
9. Datensicherheit und DSGVO-Konformität
Alle Daten auf deutschen Servern, DSGVO-konform, regelmäßige automatische Backups. Kein Datenverlust, auch wenn der eigene Rechner ausfällt.
Die Preise: Was kostet Lexware Office?
Lexware Office bietet verschiedene Tarife je nach Funktionsumfang. Für Einsteiger und Freelancer reicht oft der günstigste Tarif. Alle Tarife beinhalten Rechnungsstellung, Belegerfassung, Bankanbindung, App und DATEV-Export.
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Lexware Office vs. Alternativen
sevDesk: Ähnlicher Funktionsumfang, aber weniger intuitiv und teils Probleme mit DATEV-Kompatibilität.
FastBill: Starke Rechnungsfunktionen, aber schwächerer Buchhaltungsbereich.
Papierkram: Günstige Einstiegslösung, wirkt aber veraltet und bietet weniger Automatisierung.
Excel/Google Sheets: Fehleranfällig, zeitaufwändig, keine Automatisierung. Spätestens beim Steuerberater wechselt man.
Für mich war die Kombination aus starker Desktop-Funktionalität, vollwertiger iPhone-App und Serienrechnungsfunktion entscheidend. Diese drei Dinge zusammen gibt es in dieser Qualität bei keinem anderen Anbieter in dieser Preisklasse.
So startest du mit Lexware Office
Schritt 1: Kostenlos testen – 30 Tage ohne Kreditkarte
Schritt 2: Unternehmensprofil einrichten (Name, Adresse, Logo, Bankverbindung – unter 10 Minuten)
Schritt 3: Erste Rechnung erstellen
Schritt 4: Serienrechnungen für Dauerkunden einrichten
Schritt 5: App aus dem App Store herunterladen
Schritt 6: Geschäftskonto verknüpfen
Mein persönliches Fazit
Lexware Office ist eines der besten Tools, das ich als Selbständiger eingeführt habe. Die iPhone-App und die Serienrechnungsfunktion sind meine persönlichen Killer-Features: Die App gibt mir die Freiheit, jederzeit Rechnungen zu stellen. Die Serienrechnungen nehmen mir jeden Monat eine mentale Last ab, die ich vorher gar nicht richtig wahrgenommen hatte – bis sie plötzlich weg war.
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Häufige Fragen zu Lexware Office
Für Kleinunternehmer geeignet? Ja – §19 UStG wird vollständig unterstützt.
Steuerberater-Zugang? Ja – eigener Login oder DATEV-Export.
App auch für Android? Ja – iOS und Android.
Kündigung möglich? Ja – monatlich kündbar.
Datensicherheit? Deutsche Server, DSGVO-konform.
Preis? Aktuelle Tarife hier ansehen →
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